皆様こんにちは!
蒲田・浜松町の英会話PerkyスタッフAsuです。

今回は、ビジネスの場面で「英語で早く返事がほしい時」のメールの書き方をお伝えします。

催促するときの件名

催促メールの場合は、件名も工夫してみましょう。

一般的な催促メール

おととい送ったメールの返信がまだ来ない・・・
そろそろ確認の連絡を入れておこうかな?

そんな時は、件名に「Reminder: 」を入れるのが一般的です。
Reminderは “注意喚起” の意味があります。

例えば、

約束を取り付けたい時は
Reminder: Request for Appointment

見積もりを依頼したいなら
Reminder: Request for Estimate

というふうに、Reminder + 用件という組み合わせにすると良いです。

緊急時の催促メール

昨日のうちに返信が来ているはずだったのに!
これじゃ業務が間に合わないかも!!

そんな緊急時の催促メールには「Urgent: 」を入れましょう。
Urgentには “至急” の意味があります。

例えば、

急いで領収書を発行してほしい時は
Urgent: Please issue a receipt

PCのログインに失敗してロックされた!という時は
Urgent: Please unlock my account

というふうに使います。

注意点としては、Urgentはかなり強い意味合いの表現で、かなり緊急な時に使うものになります。
日本語のメールでも件名に【緊急】と書いてあったらドキドキしてしまいますよね!

加えて「件名を目立たせよう」と思って大文字で書いたりするのはお勧めしません。
なぜなら英語圏では、メールで大文字を使うときは「怒っている時」「スパムメール」かのどちらかだからです。

URGENT: PLEASE REPLY ASAP!
(緊急:できるだけ早く返信ください)

などと全部大文字で書いてしまった日には、完全に激怒している人になってしまいます。

URGENT! Check this email immediately!
(緊急:早急にメールを確認してください)

と、すぐにメールを開封させようとするのも、まるでスパムメールのようです。
メールを開封せずに削除される可能性が高くなります。

ReminderにしてもUrgentにしても、催促されるというのは気分のいいものではないですよね。
件名を大文字にしたくなるぐらい急ぎであれば、電話の一本を入れてしまったほうが良いでしょう。

催促するときのメール本文

今度はメールの本文で返信を催促してみましょう!

↓↓↓「進捗を確認したいとき」はコチラ

「進捗いかがですか」を英語で言うと?ビジネスメールで使える英語!

ストレートに「返信待ってます!」と言う

返信をお願いしたい時は、以下のように書きます。

I look foward to hearing from you.
返信をお待ちしてます

期限を設けてみる

「この日までに返信がほしい」という場合は、以下のように書きます。

I would appreciate if you could reply to me by coming Thursday.
今度の木曜までに返信をもらえると嬉しいです。

Please respond by tomorrow.
明日までにお返事をください。

I hope to hear from you by May 5th.
5月5日までにお返事をいただきたいです。

私のメール届いてますか?と聞く

直接的に催促をするのが申し訳ない相手の場合は「もしかしたらメールが届いていないでしょうか」という心配のメッセージを送ることで催促する手段があります。

I’m afraid that my message may not have reached you.
わたしのメッセージが届いていないでしょうか。

なるはや=ASAPも使える

「ASAP」という略語を見たことはありますか?
これは、As soon as possible(できるだけ早く)の略語で、英語圏で使われます。

略語なのでカジュアル表現ではありますが、例えば社内の同僚など、距離感の近い人に送るメールであれば「ASAP」を使うこともできます。

I’m so happy if you bring the document to me ASAP!
その書類、なるはやで持ってきてくれたら嬉しい!

なんて言い方をすることもあります。
もちろん、ASAPよりも「As soon as possible」と表記したほうが丁寧ですね。

「as soon as possible」は、日本でも英語の授業で習いますし、耳馴染みのある方も多いかと思います。
ただ、これは実際には圧のあるフレーズではあります。
(一応、催促ですからね・・・。)

なので多用はせず、本当になるべく早くお願いしたい時に使いましょう。

まとめ

今回は英語メールでの催促方法についてご紹介させていただきました。
海外とのやりとりは、どうしても時差が発生するものです。
できるだけ早めに連絡を入れてあげることで、相手も対応が間に合うので、まずはこちらが早め早めに連絡を入れてあげることも大切です。

また、海外とのメールで注意しておきたいのが「祝祭日」の存在です。
取引先の国については「祝祭日」をあらかじめチェックしておきましょう。

海外では、日本のようにたくさん祝日があるわけではないので「祝祭日」は特別なものです。
そのため、祝祭日の当日だけでなく、その数日前から不在になることも多々あります。

ぜひ、祝祭日の存在も頭の片隅に置いてみてくださいね!

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