英語でビジネス電話がかかってきた！どのように対応したらいい？

こんにちは！蒲田・浜松町の英会話パーキースタッフです。
みなさんは突然「Hello, this is Mike from AAA company. May I speak to Mr. XXX, please?」なんていきなりの英語で電話がかかってきた時スムーズに対応できますか？
普段から職場でガンガンビジネス英語を使っているわけでもない限り、心の準備ができている人は少数なのではないでしょうか？
そこで本日は、英語でビジネス電話に出る時、電話をかける時の方法を学んでいきましょう！

英語でかかってきた電話に対応する時

あいさつのフレーズ

Hello. This is 〇〇 from ◇◇ company. How may I help you?
（こんにちは。◇◇会社の〇〇です。どのようなご用件でしょうか？）

これが電話に出る際の典型的な英文です。
日本語の「もしもし、〇〇です。ご用件は何でしょうか？」の部分ですね。
「Hello」の代わりに「Good morning」や「Good afternoon」などを使っても大丈夫です。
ご自身の下の名前（フルネームが英語 太郎の場合、Taro）を〇〇に。
◇◇には、勤めている会社の名前を入れましょう。

電話で担当者への取り次ぎ方法

あいさつで用件を尋ねると、相手方は電話したい担当者がいるかどうか質問してきます
「May I speak to Mr. Ohtani, please?」や「I would like to speak to Mr. Ohtani. 」が使われる場合が多いです。実際に担当者がいる時と、不在の時に分けて紹介します。

まず担当者に取り次ぐ場合の英語フレーズを見てみましょう。

Hold on please.
（ちょっと待ってください。）

Just a moment, please.
（少々お待ちください。）

I will transfer you to 〇〇.
（今からあなたを〇〇にお繋ぎします。）

以上のようなフレーズが使えます。
電話取り次ぎの場合は、相手の名前も尋ねましょう。
そうすることで、やりとりがスムーズになりますし、会社での評価も爆上がり間違いなしです！
相手の名前を尋ねる時は「May I have your name?」や「Can I ask your name please?」を使います。「What is your name?」でも大丈夫なのですが、少し無礼な雰囲気が出てしまいますので、気を付けましょう！

そしてもし担当者が不在の場合も慌てずこのようなフレーズを使いましょう！

I am afraid he (she) is out right now.
（申し訳ございませんが、彼は今不在です。）

He/She is at the meeting right now. I am sorry.
（彼/彼女は会議中です。すみません。）

I’m sorry, he/she won’t be back today.
（すみません、彼/彼女は今日オフィスに帰ってきません。）

担当者が不在の場合には、上のフレーズが使えます。一言謝罪を入れると、更にグッドです！
会議が終わる時間だったり、明日以降、担当者がいるかどうかを問われる可能性もあります。
加えて、メールアドレスや、電話番号を伝えるシチュエーションになる場合もありますので、焦らずに情報を伝えましょう。

さらに電話の際に役に立つ英語フレーズを紹介します。

Would you like to leave a message?
（伝言を残しましょうか？）

I will tell him that you called as soon as possible. 
（彼にあなたから電話があったとすぐに伝えます。）

We will call you back later.
（後でこちらからかけ直します。）

Thank you for calling.
（お電話いただきありがとうございました。）

英語で電話をかける時

今度はこっちから電話をかける番です。
かける側は練習と準備ができるので、頑張りましょう！
通常、ビジネス電話をかける時は、自分の名前と所属の会社を伝えます。上の例を見て、ご自身の名前と自分の会社名を当てはめれば、完璧です！

名前を名乗る

Hello, this is Ichiro Suzuki of ZZZ company.
（こんにちは、こちらZZZ会社の鈴木一郎と申します。）

This is Jiro Sato calling from 999 campany.
（こちら999会社の佐藤二郎がお電話差し上げております。）

担当者に取り次いでもらう

I would like to speak to Ms. 〇〇.
（私、〇〇さんとお話ししたいのですが。）

Is Mr. 〇〇 there?
（〇〇さんはいらっしゃいますか？）

Could you transfer me to the Sales Department?
（営業部に繋いでいただくことはできますか？）

先程、電話を受ける編で少し触れたのですが、担当者に取り次いでもらいたい時は、上記のような英語が効果的です。取り次いでもらいたい旨を伝えると、担当者がいるか、いないかの返事が返ってきます。

用件

When do you want to have a meeting next week?
（来週の会議はいつがよろしいでしょうか？）

I would like to see you on this Friday if it is convenient for you.
（都合がよろしければ、今週の金曜日あなたにお会いしたいです。）

I would like to visit your office to apologize about mistake we have done.
（今回のこちらのミスについて謝罪に行きたいのですが。）

用件は無限に存在すると思いますので、今回は主要なモノをご紹介しました
3つ目は、できれば使いたくない英文ですよね😂

最後に

いかかでしたか？
今回ご紹介した英文やフレーズで、基本のビジネス電話はカバーできると思います。
しかし、仕事に関する、しかも英語を使っての会話は複雑になる可能性もあります。焦らずに対応することが一番大切です。
知っている単語を使って切り抜けることも可能ですが、しっかり処理できた方がいいですよね。今回学んだことを存分に発揮して、カッコいいビジネスマンになりましょう！