皆さんこんにちは！蒲田・浜松町の英会話Perky スタッフAsuです。

今日は、新任の挨拶・引き継ぎの挨拶などをメールで送るときの英語の書き方についてご紹介します。

新任・引き継ぎのご挨拶で書く「英語メール」の内容

引き継ぎの挨拶では、日本語でのメールと同様に

  • 件名
  • 宛名
  • 導入の挨拶
  • 自己紹介
  • 締めの一言
  • 結び

の流れで組み立てていきます。
英語でも「今後は私に連絡してください」というメッセージをしっかり伝えていきましょうね！

では次から、新任の挨拶・引き継ぎの挨拶それぞれの英語メールについて例文をお載せしていきますね。

新任の挨拶

Title : Your New Contact from AAA Co., Ltd.

Dear Mr. John Smith,

I hope all is well with you.

I am Yuko Tanaka from AAA Co., Ltd.
I’m writing to inform you that I will be your new contact.

I look forward to seeing you soon.

Best Regards,
Yuko Tanaka
Sales Department
AAA Co., Ltd.

件名：株式会社AAAの新任ご挨拶

ジョン・スミス様

貴社ご健勝のことと存じます。

株式会社 AAAの田中ユウコと申します。この度貴社の担当になりました。

近々お会いできることを楽しみにしております。

田中ユウコ
営業部
株式会社AAA

引き継ぎの挨拶

Title : Your New Contact from AAA Co., Ltd.

Dear Ms. Sarah Anderson,

I hope all is well with you.

I am Yuko Tanaka from AAA Co., Ltd.
Mr. Yamada left us last week, and I will maintain the project on behalf of him.

I look forward to working with you.

Best Regards,
Yuko Tanaka
Sales Department
AAA Co., Ltd.

件名：株式会社AAAの新任ご挨拶

サラ・アンダーソン様

貴社ご健勝のことと存じます。

株式会社 AAAの田中ユウコと申します。山田が先週退職し、私が彼の代わりにプロジェクトを引き継ぐことになりました。

貴社との取引ができることを嬉しく思います。

田中ユウコ
営業部
株式会社AAA

メールの構造について解説

件名

一番伝えたいことをシンプルに件名に書きます。
今回は新しい担当者（連絡先）を伝えることが目的なので「Your New Contact」とし、あなたの会社名も添えると親切です。

宛名

相手の名前を入れます。誰が担当者か分からない場合、部署名で書くのもOKです！
経理部宛なら「Dear Accountant Staff,」
営業部宛なら「Dear Sales Department,」でも良いです。

部署すらも分からない場合でしたら「Dear Sir or Madam,」と書くのが一般的です。

導入の挨拶

日本語なら「お世話になっております」と書きたいところ。
ですが、英語にはない表現なので「I hope all is well with you.」とするのが一般的です。

なお、頻繁にやりとりしている取引先であれば、もう少しカジュアルでもOK。
「Hello, I’m Yuko Suzuki from AAA.」とすぐに自己紹介に入っても大丈夫です。

自己紹介

  • 会社名
  • あなたの名前
  • 新しい担当者であること

の３点をシンプルに伝えましょう。

締めの一言

日本語なら「どうぞよろしくお願いいたします」と書く部分ですね。
実際に会う機会がありそうなら「I look forward to seeing you in the near future.」
メッセージのやりとりだけなら「I look forward to working with you.」ぐらいで良いでしょう。

結び

「Best Regards,」の後に、

  • あなたの名前
  • 部署名
  • 会社名

を書くのが一般的です。

まとめ

新任・引き継ぎ どちらのご挨拶であっても、相手方にとっては「お知らせメール」の１つです。
忙しい中でメールを読んでいただくので、シンプルなほうが好まれます。
できるだけ短く、分かりやすくまとめましょう。

相手にとって必要な情報は「今後の連絡先」です。
あなたの情報を詳しく書かなくても大丈夫なので、英語が苦手な場合でも簡単に挨拶だけ送ればOK！

特に、海外とのメッセージのやりとりでは、大事なことだけを一文でサラッと書くことが多いです。
なので、短いメールでも全然失礼ではありません。
安心して、簡潔な英語メールを書く練習をしてくださいね。

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