こんにちは!英会話教室パーキー講師のMです。”Hello, this is Mike from AAA company. May I speak to Mr. Ohtani, please?” いきなりの英語でビックリしたでしょうか?すみません…。しかし、グローバル化と騒がれる現在「突然、電話がかかってきた。しかも英語で。やばい。」といった経験がある方もいるかと思います。ビジネスシーンの場合、更に焦りますよね。そこで本日は、ビジネスにおいて英語で電話に出る時、電話をかける時の方法を学んでいきましょう!

☆英語で電話に出る時

あいさつのフレーズ

Hello. This is 〇〇 from ◇◇ company. How may I help you?

「こんにちは。◇◇会社の〇〇です。どのようなご用件でしょうか?」

これが電話に出る際の典型的な英文です。日本語で言う「もしもし、〇〇です。ご用件は何でしょうか?」ですね。”Hello”の代わりに、Good morningやGood afternoon などを使っても大丈夫です!ご自身の下の名前(フルネームが英語 太郎の場合、Taro)を〇〇に。◇◇には、勤めている会社の名前を入れましょう。

電話の取り次ぎ方法

あいさつで用件を尋ねると、相手方は電話したい担当者がいるかどうか質問してきます。May I speak to Mr. Ohtani please. や I would like to speak to Mr. Ohtani.  が使われる場合が多いです。実際に担当者がいる時と、不在の時に分けて紹介します。

A:担当者がいる場合

1:Hold on please.

(ちょっと待ってください。)

2:Just a moment please.

(少々お待ちください。)

3:I will transfer you to 〇〇.

(今からあなたを〇〇にお繋ぎします。)

以上のようなフレーズが使えます。見てみると、ちょっと待って欲しい時に使うような言葉が多いですよね。電話取り次ぎの場合は、相手の名前も尋ねましょう。そうすることで、やりとりがスムーズになりますし、会社での評価も爆上がり間違いなしです!相手の名前を尋ねる時は、”May I have your name?” や “Can I ask your name please?” を使います。”What is your name?” でも大丈夫なのですが、少し無礼な雰囲気が出てしましますので、気を付けましょう。

B:担当者が不在の場合

1、I am afraid he (she) is out right now.

(申し訳ございませんが、彼は今不在です。)

2、He (She) is at the meeting right now. I am sorry.

(彼は会議中です。すみません。)

3、I’m sorry, he (she) won’t be back today.

(すみません、彼は今日オフィスに帰ってきません。)

担当者が不在の場合には、上のフレーズが使えます。一言謝罪を入れると、更にグッドです!会議が終わる時間だったり、明日以降、担当者がいるかどうかを問われる可能性もあります。加えて、メールアドレスや、電話番号を伝えるシチュエーションになる場合もありますので、焦らずに情報を伝えましょう。

以下に、電話の際に役に立つ英語フレーズを紹介します。

・Would you like to leave a message?

(伝言を残しましょうか?)

・I will tell him that you called as soon as possible. 

(彼にあなたから電話があったとすぐに伝えます。)

・We will call you back later.

(後でこちらからかけ直します。)

・Thank you for calling.

(お電話いただきありがとうございました。)

☆英語で電話をかける時

名前を名乗る

1:Hello, this is Ichiro Suzuki of ZZZ campany.

(こんにちは、こちらZZZ会社の鈴木一郎と申します。)

2:This is Jiro Sato calling from 999 campany.

(こちら999会社の佐藤二郎がお電話差し上げております。)

今度はこっちから電話をかける番です。かける側は練習と準備ができるので、頑張りましょう。通常、ビジネス電話をかける時は、自分の名前と所属の会社を伝えます。上の例を見て、ご自身の名前と自分の会社名を当てはめれば、完璧です!

担当者に取り次いでもらう

1:I would like to speak to Ms. 〇〇.

(私、〇〇さんとお話ししたいのですが。)

2:Is Mr. 〇〇 there?

(〇〇さんはいらっしゃいますか?)

3:Could you transfer me to the Sales Department?

(営業部に繋いでいただくことはできますか?)

先程、電話を受ける編で少し触れたのですが、担当者に取り次いでもらいたい時は、上記3文のような英語が効果的です。取り次いでもらいたい旨を伝えると、担当者がいるか、いないかの返事が返ってきます。

用件

1:When do you want to have a meeting next week?

(来週の会議はいつがよろしいでしょうか?)

2:I would like to see you on this Friday if it is convenient for you.

(都合がよろしければ、今週の金曜日あなたにお会いしたいです。)

3:I would like to visit your office to apologize about mistake we have done.

(今回のこちらのミスについて謝罪に行きたいのですが。)

用件は無限に存在すると思いますので、今回は主要なモノをご紹介しました。3つ目は、できれば使いたくない英文ですよね、、、

☆終わりに

今回ご紹介した英文やフレーズで、基本のビジネス電話はカバーできると思います。しかし、仕事に関する、しかも英語を使っての会話は複雑になる可能性もあります。焦らずに対応することが一番大切です。知っている単語を使って切り抜けることも可能ですが、しっかり処理できた方がいいですよね。今回学んだことを存分に発揮して、カッコいいビジネスマンになりましょう!

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